最近辦公室來了位剛畢業的實習生弟弟。
身為一名小菜鳥，由於缺乏工作經驗值，彼此也還不了解的狀態下，不知道弟弟擅長的能力和特質是什麼，因此從較簡單的小任務開始，指派他作為部門零食櫃的採購大使，負責購買當月各科的零食。
由於部門裡有跨多個科別，如何彙整大家的需求，提出有效率的規劃並執行，滿足每個人不同的零食偏好，看似簡單的任務，其實同時也是個小型的專案了。
那就一起開始今天新手PM的冒險之旅吧！
■ PM (Project Manager)： 「專案經理」的英文縮寫，為專案負責人。為了達成專案目標，擔任主要的溝通協調角色，整合需求資源、時程控管、負責做專案的進度與成效報告，確保專案可如期如質完成。
本文內容：
怎麼判斷零食專案是成功還是失敗?
>>釐清專案目標，明確定義問題
故事的開頭是這樣的，有一天副總叫來了弟弟說：「最近大家工作很辛苦，看看想吃什麼零食，再來跟我請款！」
菜鳥PM聽到這邊，是不是就直接回答了：「好，收到！ 」就回座位，急忙開始了零食大調查呢？
在開始動作之前，先確認是否真的聽懂了問題？
在回到座位之前，先別放過能獲得更多資訊，了解專案細節的機會，像是可以多詢問幾個問題：「採買的預算是多少錢？」「 是一次性的採買還是定期每個月都有的小福利？」
更懂得向上管理(狗腿)一點的，還可以說：那副總有沒有什麼想吃的零食或類型？到時候我也拿一些放在您的辦公室裡， 間接還加了一點印象分數。
除了直接提問之外，也可以藉由觀察、思考，嘗試釐清問題的本質是什麼，例如：為什麼主管突然會有這個需求？進一步發現，最近大家加班的情況變多，背後的目的應該是想要提升士氣。
也能加碼思考看看，除了零食之外，還有什麼是有助於增加大家的工作動力，一次的Team Building 活動？部門員工旅遊？將這次被動的接收任務，化為主動出擊，作為未來衍生的提案規劃，真正解決主管在意的痛點。
誰是專案重要關係人? 怎麼選擇衡量指標?
除了釐清問題外，俗話說：「知己知彼，百戰百勝」。 為了提升專案成功的機率，可以先盤點一遍與這個案子有關的人物有哪些，列出每個人在意的事情是哪些、有什麼需求或痛點。
或是利用一些工具，像是「利害關係人矩陣」，依據其擁有的權力大小、對專案參與程度的高低進行分類，掌握會對專案造成重大影響的關鍵角色是誰，需要優先關注他們對專案的態度與需求。
例如從剛剛主管的指示剖析，提升士氣是主要目的，那麼同事們的感受應該是衡量專案成敗的重要標準，例如：可以設計一個問卷調查同事對於零食的滿意度、實際訪談一定數量的同事對新福利的感受如何、計算零食被消耗的速度…等，盡量選擇「 客觀」、 「可被量化 」的指標作為衡量基準。
專案流程有哪些步驟?
>>規劃專案步驟，逐步實行
接下來就可以捲起袖子，真正開始專案的規劃與執行階段囉！步驟主要可區分為以下幾個階段：
【 盤點需求 】
採買之前，為了符合大家的口味，找出想吃的零食有哪些，可以藉由簡單的訪談或問卷，調查辦公室的零食需求。在這邊有個小訣竅是，比起問答題，通常人們會比較喜歡回答選擇題，在有限的選項裡做回答或衍生思考。
如果給一張白紙，要大家回答：「請寫出你想吃的零食有哪些？」大部分的人一時之間可能會不知道該怎麼回答才好。
這時可以運用定錨效應，先提供市面上熱門的幾種零食列表，詢問：「如果下面有想吃的零食請打勾 V」，最後再搭配：「如果有其他想吃的，也可以在下方補充」，以這樣引導的方式詢問，將更容易蒐集到大家的意見。
■ 定錨效應(或稱「錨定效應」)： 心理學用語，指人們在做決策時，會偏重最一開始所取得的資訊作為參考基準(稱為錨點)，並依此做出決定。 <舉例> 例如逛街的時候，看到一件喜歡的衣服訂價為$1,200，覺得太貴而沒有買，後來再看到類似款式的衣服只要$1,000，則會產生便宜、賺到的感受，而較容易進行購買。 在這個例子裡，第一次看到的衣服價格就成為了錨點，會影響到當我們後面看到了類似款式衣服價錢的感受。
同樣的道理也適用在專案決策上，當今天在工作上有需要主管做決定的地方，盡量避免直接拿著問題去做詢問。
較好的做法是自己先對問題思考過、蒐集有助於判斷的資訊，提出建議的幾個方案及優缺比較，再讓主管做最後的決策，這樣的方式將會讓你顯現出更專業的工作態度。
【 執行規劃 】
接著，就是採買零食的階段了！我們可以列出主要的採購方式有哪些，並比較不同做法的效益。
像是可以揪團大家一起去全聯，各自挑選喜歡的零食；或是根據盤點的需求，直接透過電商平台上網訂購，免除出去採購的麻煩，還可能有更優惠的價格。
【 成效回報 】
完成採購、分發零食後，別忘了還有收尾跟回報的工作，讓老闆知道你辛苦的成果，獲得credit！扣回前面提的衡量指標，可以用具體的數據資料或蒐集的質化回饋，佐證這個專案的結果是真的有助於提升大家的辦公心情。
搭配整理好的發票、採購清單，有條有理的向主管呈報並請款，並加上幾份老闆喜歡的零食一起奉上，相信一定能再刷新一波印象分數！
結語：從小事著手，逐步累積
以上就是這次想跟大家分享的職場小故事。
從資淺慢慢到資深的過程中，我們都會遇到很多大大小小的任務。有時候不免會遇到一些屬於比較例行性、簡單的工作。
在情緒發作之前，不妨可以先換個角度思考看看：主管交辦我這份工作的背後是否有什麼用意呢？雖然是例行性的工作，但在規劃執行上有沒有其他更有效率、更完善的做法？
從中也逐步累積經驗，建立起一套屬於自己的高效工作模式。
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